Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten bei Rödl GmbH

Gemeinsam mit Kyocera und der ALOS GmbH starteten wir das Projekt mit einer klaren Struktur. Wir übernahmen als zentrale Koordinationsstelle die komplette Organisation – von der Logistik bis zur finalen Digitalisierung und Rückführung.

Sichere Transportlösung:
Damit kein Dokument verloren geht, stellte Rödl GmbH spezielle Aluminium-Transportboxen mit Vorhängeschlössern und AirTags bereit. Jede Box wurde vor dem Versand in einer Excel-Tabelle dokumentiert und vorab an ALOS gemeldet.

Effiziente Abholung & Versand:
Sobald eine Box befüllt war, informierte Rödl MR Datentechnik, die den sicheren Transport organisierten. Bei einem optimalen Maximalgewicht von 31,5 kg konnte alles effizient und versichert per DHL verschickt werden.

Strukturierte Digitalisierung:
Im Digitalisierungscenter angekommen, wurde jede Lieferung überprüft. Die Dokumente wurden in klar strukturierten PDF-Bündeln je Register digitalisiert. Ordner- und Registerbeschriftungen sorgten dabei für eine eindeutige Dateibenennung – Chaos ausgeschlossen!

Rücksendung der Original-Dokumente:
Nach der Digitalisierung wurden die Original-Dokumente sowie die großformatigen Unterlagen vollständig und geordnet zurückgeheftet und in die Akten integriert, sodass eine lückenlose Rücklieferung gewährleistet war. Optional ist auch eine DSGVO-konforme Vernichtung der Akten möglich, wodurch beim Kunden mehr Platz in Lagerräumen und Archiven geschafft wird.