In der Regel geben Unternehmen zwischen 1 % und 3 % ihrer Jahreserlöse für die Erstellung von Dokumenten aus. Dies zeigt, dass ohne ein effektives Management der Druckinfrastruktur schnell zu hohe Kosten entstehen können. Oft fehlt die vollständige Transparenz über diese versteckten Kosten, die Hardware, Verbrauchsmaterialien, Wartung und Personal umfassen. Managed Print Services machen diesen Kostenblock sichtbar, steuerbar und nachhaltig reduzierbar.
MR Document Control – unser Managed Print Service (MSP) – umfasst dabei weit mehr als nur Drucker: Neben Scannen, Kopieren und digitalen Workflows stehen von Anfang an höchste Sicherheitsstandards und DSGVO-konformes Drucken im Fokus, ebenso wie die nahtlose Integration in bestehende IT-Strukturen. Ab 2026 gewinnt dieses Konzept zusätzlich an Bedeutung, da hybride Arbeitsmodelle und verschärfte Nachhaltigkeitsvorgaben wie die EU Corporate Sustainability Reporting Directive Unternehmen zum Handeln zwingen. Mit dem Print-Service der MR Datentechnik schaffen wir genau hier die Basis für Ihren individuellen Digital Workplace, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Was sind Managed Print Services? (Definition und Konzept)
Managed Print Services (MPS) bezeichnet ein umfassendes, vom Anbieter verwaltetes Programm zur ganzheitlichen Überwachung und Optimierung der Druckinfrastruktur eines Unternehmens. Ein optimales MPS-Konzept berücksichtigt den gesamten Dokumenten-Erstellungsprozess, was zu einer besseren Koordination und damit zu einer Steigerung der Produktivität führt. MPS helfen Unternehmen, die Effizienz aller druck- und scanbezogenen Prozesse zu steigern, indem sie die Druckinfrastruktur optimieren und automatisierte Arbeitsabläufe implementieren. Dies schließt Drucker, Multifunktionsgeräte, Scanner und Output Management Software ein.
Die Definition grenzt sich klar von reinem Geräteleasing oder klassischen Wartungsverträgen ab. MR Datentechnik bietet eine durchgängige Betreuung von der ersten Idee bis zum Abbau der Systeme. MPS wird in der Regel als langfristige Dienstleistungsvereinbarung über 36–60 Monate mit verbindlichen Service Level Agreements organisiert. Je nach vereinbartem SLA können Verfügbarkeiten von über 99 % sowie Reaktionszeiten von unter 2 Stunden erreicht werden.
Typische Leistungen umfassen:
- Betrachtung Ihrer Output-Flotte und Hardware-Konsolidierung
- Konzepterstellung, Prozessentwicklung und Lifecyclemanagement
- Proaktives Monitoring und Ferndiagnose
- Automatisierte Wartung und „Just-in-Time“-Verbrauchsmaterial-Management (automatische Lieferung vor Leerstand zur IT-Entlastung)
- Detailliertes Reporting nach Kostenstellen
- Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Datenspeicherung
Das Konzept funktioniert herstellerübergreifend. Als Ihr IT-Partner standardisieren wir heterogene Flotten über einheitliche Softwareplattformen und übernehmen dabei die volle Verantwortung für den Betrieb.
Warum Unternehmen Managed Print Services brauchen
Die aktuelle Druckumgebung vieler Unternehmen ist geprägt von intransparenten Druckkosten, verstreuten Einzelgeräten und hohen Serviceaufwänden. Studien zeigen, dass IT-Teams einen erheblichen Teil ihrer Helpdesk-Zeit (bis zu 15 %) für druckerbezogene Probleme aufwenden. Gleichzeitig dienen ungepatchte Multifunktionsdrucker zunehmend als Einstiegspunkte für Sicherheitsverletzungen.
Strukturierte Print Services liefern typische Einsparpotenziale von 20–30 % der Druckkosten. Wenn Sie zusätzlich Ihre Flotte konsolidieren, können Sie noch mehr einsparen. Einige Audits decken sogar anfängliche Einsparungen von bis zu 50 % auf.
Branchen mit anhaltender Papierabhängigkeit profitieren besonders:
- Rechtsanwälte (über 10.000 Seiten pro Anwalt jährlich)
- Gesundheitswesen (Patientendokumente unter strengen Compliance-Anforderungen)
- Industrie (Arbeitsaufträge und Fertigungspläne)
- Öffentliche Verwaltung (Massenverarbeitung von Formularen)
MPS passt sich dabei nahtlos an hybride Arbeitsmodelle an. Cloud-gesichertes Follow-me-Printing ermöglicht das sichere Abrufen von Druckaufträgen an allen Geräten des Unternehmens – flexibel und standortübergreifend.
Die wichtigsten Vorteile von Managed Print Services
Die Vorteile von MPS lassen sich aus Sicht von Controlling, IT, Fachabteilungen und Nachhaltigkeit aufschlüsseln.
- Kostenvorteile: Niedrigere Seitenpreise, Flottenrationalisierung mit 30–50 % weniger Geräten und durchgesetzte Graustufen-Standardeinstellungen senken Farbkosten um 60–70 %. Die Kosten für MPS werden zudem häufig über ein Seitenpreismodell abgerechnet, wodurch nur der tatsächliche Verbrauch bezahlt wird. Mit unseren MR Document Control können Sie zudem einfach die Druckjobs löschen, die am Abend nicht abgeholt wurden. Kein Ausdruck, keine Kosten.
- Produktivität: Durch die Implementierung von MPS können Unternehmen ihre Druckprozesse vereinfachen und die Ressourcennutzung maximieren, was zu einer höheren Produktivität der Mitarbeitenden führt. Ferndiagnose und vorausschauende Wartung minimieren Ausfallzeiten erheblich. Um maximale Qualität und technische Funktionalität zu gewährleisten, setzen wir ausschließlich Hersteller-Original-Verbrauchsmaterial ein.
- Sicherheit: Ein häufiges Sicherheitsproblem in Unternehmen ist, dass Ausdrucke von Mitarbeitern in Multifunktionsdruckern vergessen werden, wodurch schützenswerte Daten von anderen einsehbar sind. Punkten Sie in Sachen Sicherheit! Durch unsere Print Solutions, wie Follow-me-Printing, lassen sich die Ausdrucke z. B. nur durch eine Authentifizierung über einen Transponder oder eine Mitarbeiterkarte am Gerät abholen. Das entspricht der DSGVO und sensible Daten bleiben sicher geschützt. Jobprotokollierung und Verschlüsselung runden den Schutz ab.
- Prozesse:Schluss mit Aktenordnern? Nahtlose Scanner-Integration in Workflows beschleunigt die Dokumentenverarbeitung. Unsere Lösungen reichen von Einstiegs-DMS-Programmen bis hin zu komplexen Lösungen von ELO. Alternativ können Sie unseren MR ScanService nutzen und Ihre Aktenordner für 33 EUR pro Ordner digitalisieren lassen.“
- Umwelt: Der Papierverbrauch sinkt durch Duplex-Standardeinstellungen. Mit einem Austausch der Geräte auf die neuesten Generationen können Sie den Stromverbrauch reduzieren und durch langanhaltende Kartuschen Ressourcen schonen.
Der typische MPS-Prozess: Von der Analyse bis zum Betrieb
MPS startet immer mit einer detaillierten Bestandsaufnahme, bevor ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert wird.
- Schritt 1 – Ist-Analyse: Innerhalb von 2–4 Wochen erfassen wir Geräte, Zählerstände und Druckvolumen. Sehr gerne machen wir eine gemeinsame Begehung mit Ihnen vor Ort. Diese Analyse deckt typischerweise 20–40 % Verschwendung auf.
- Schritt 2 – Zieldefinition: Gemeinsam werden messbare Ziele formuliert (z. B. 25 % Kostensenkung, 40 % Geräteabbau). Wir entwickeln ein Servicekonzept gemäß Ihren Wünschen, dessen Bausteine einzeln abbildbar sind.
- Schritt 3 – Soll-Konzept: Ein Entwurf der optimierten Druckerlandschaft entsteht. Auf Wunsch unterbreiten wir Ihnen diesen Vorschlag samt einer durchdachten Drucker-Policy für die Mitarbeitenden.
- Schritt 4 – Implementierung: Die Implementierungsphase umfasst den Aufbau und die Integration neuer Systeme sowie die Schulung der Anwender, was je nach Projektgröße von einem Tag bis zu mehreren Monaten dauern kann. Der Gerätewechsel erfolgt mit minimalen Unterbrechungen inklusive Netzwerk-Onboarding.
- Schritt 5 – Laufender Betrieb: 24/7-Remote-Monitoring, intelligentes Monitoring, Warnmeldungen und automatisierte Lieferketten sichern den störungsfreien Betrieb. Verbrauchsmaterialien werden dabei „Just-in-Time“ automatisch geliefert, bevor sie leer sind, wodurch Stillstandszeiten vermieden werden und die IT-Abteilung spürbar entlastet wird.
Managed Print Services als Teil der IT- und Sicherheitsstrategie
Drucker und Multifunktionsgeräte tauchen regelmäßig in Sicherheitsmeldungen und CVE-Datenbanken auf. Seit 2024 wurden über 200 CVEs dokumentiert. Deshalb müssen sie unter Zero-Trust-Konzepten behandelt werden. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur erfolgt über Verzeichnisdienste (AD, Azure AD), Identity Management (SSO) und Endpunkt-Management. Typische Sicherheitsmaßnahmen umfassen SED-verschlüsselte Festplatten, automatisierte Firmware-Updates und rollenbasiertes Zugriffsmanagement. Die IT-Entlastung zeigt sich konkret: Ein zentraler Ansprechpartner bei MR Datentechnik reduziert Helpdesk-Tickets um 60–80 %. Interne Teams können sich so auf Cybersecurity konzentrieren.
Nachhaltigkeit und Kostenkontrolle im Fokus (GoGreen)
Viele Unternehmen haben bis 2030 konkrete CO₂-Reduktionsziele formuliert. Durch nachhaltigeres Wirtschaften tun Sie der Umwelt etwas Gutes, was sich auch in Ihrem Umweltbericht (CSR-Bericht) sehr gut macht. Die MR Datentechnik wurde erst vor Kurzem ISO 14001 umweltzertifiziert und teilt dieses Know-how gerne mit Ihnen.
- Papierreduktion: Duplexdruck und Druckregeln (Follow-me-Printing) verhindern Fehldrucke und sparen bis zu 50 % Papier.
- Energieeinsparung: ENERGY STAR-Geräte und Flottenkonsolidierung halbieren den Stromverbrauch im Büro.
- Ressourcen-Management: Wir bieten ein Toner-Rückführprogramm für die fachgerechte Entsorgung oder Aufbereitung.
- Transparente Kontrolle: Dashboards verfolgen Seiten pro Kostenstelle und CO₂-Äquivalente in Echtzeit – ideale Daten für Nachhaltigkeitsberichte.
Managed Print Services in der Praxis: Beispiele und Einsparpotenziale
- Mittelständischer Produktionsbetrieb (500 Mitarbeitende): Die Ist-Analyse zeigte 120 Drucker mit nur 30 % Auslastung. Nach der Implementierung wurden 70 MFPs konsolidiert, die Kosten um 25 % gesenkt und ein digitaler Rechnungsworkflow eingeführt.
- Kommunale Verwaltung (15 Standorte): Standardisierung auf 50 MFPs, zentrale Abrechnung und durchgesetzter Graustufendruck reduzierten das Farbvolumen um 60 %. Ergebnis: 2 Millionen Seiten und 200.000 € eingespart.
- Dienstleistungsunternehmen mit Hybrid-Work: IT-Tickets sanken um 70 %, die Kosteneinsparung betrug 28 %. SSO-authentifizierte Warteschlangen verhinderten Sicherheitsvorfälle vollständig.
Managed Print Services Anbieter – MR-Datentechnik
Mit dem Ansatz „Next Level Printing“ und MR Document Control erfolgt eine umfassende 360°-Betrachtung der gesamten Output-Flotte, um die Ausstattung exakt auf den aktuellen Bedarf und die individuellen Kundenwünsche abzustimmen. Das Dienstleistungsspektrum reicht von der ersten Konzepterstellung über die Prozessentwicklung bis hin zum vollständigen Lifecycle-Management. Dabei ist das Servicekonzept modular aufgebaut, sodass einzelne Bausteine flexibel nach den jeweiligen Anforderungen abgebildet werden können. Ein besonderer Fokus liegt auf der Nachhaltigkeit: Als ISO 14001 umwelt-zertifiziertes Unternehmen unterstützt MR Datentechnik Kunden dabei, einen nachhaltigen Fußabdruck zu setzen und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit ihrer Drucksysteme durch modernste, energieeffiziente Gerätegenerationen zu optimieren.
FAQ
Warum können Print Services dabei helfen, die Umweltbilanz eines Unternehmens zu verbessern?
Durch den Austausch der Hardware gegen Geräte der neuesten Generation lässt sich der Stromverbrauch deutlich reduzieren. Moderne Systeme punkten mit einer Verringerung der Emission und nutzen langanhaltende Kartuschen, die umweltschonend sind. In Kombination mit einem Toner-Rückführprogramm für die fachgerechte Entsorgung oder Aufbereitung setzen Unternehmen so einen nachhaltigen Fußabdruck, der sich zudem sehr gut im eigenen CSR-Bericht macht.
Führt die Einführung von Managed Print Services zu höheren Kosten für Unternehmen?
Nein, im Gegenteil. Ziel von MPS ist es, versteckte Kosten aufzudecken und durch effizientere Prozesse bares Geld zu sparen. Dies gelingt zum einen durch die gezielte Konsolidierung der Druckerflotte. Zum anderen greifen smarte Softwarelösungen wie MR Document Control: Druckjobs, die am Abend nicht abgeholt wurden, werden einfach gelöscht – ganz nach dem Motto: „Kein Ausdruck, keine Kosten“.
Wie sicher sind meine sensiblen Daten bei zentralen Druckern im Büro?
Die Dokumenten- und Datensicherheit ist ein zentraler Bestandteil moderner Print Services. Durch spezielle Print Solutions lassen sich Ausdrucke so konfigurieren, dass sie erst nach einer Authentifizierung (z. B. über einen Transponder oder eine Mitarbeiterkarte) am Gerät ausgedruckt und abgeholt werden können. Dieses Vorgehen unterstützt DSGVO-konforme Druckprozesse und stellt sicher, dass sensible Daten zuverlässig vor unbefugten Blicken geschützt bleiben – auch wenn Dokumente andernfalls im Drucker vergessen worden wären.
Wie läuft der Wechsel zu einem Managed Print Service konkret ab?
Der Wechsel beginnt in der Regel mit einer gemeinsamen Begehung bei Ihnen vor Ort und einer umfassenden Bedarfsanalyse. Auf dieser Basis wird ein maßgeschneidertes Servicekonzept entwickelt, bei dem alle Bausteine einzeln abbildbar sind. Sie erhalten im Anschluss einen konkreten Vorschlag zur Optimierung, der auf Wunsch auch eine fertige Drucker-Policy für Ihre Mitarbeitenden umfasst. So ist sichergestellt, dass die neue Lösung exakt zu Ihren Prozessen passt.
Wie werden Managed Print Services abgerechnet?
Die Kosten für MPS werden häufig über ein faires Seitenpreismodell abgerechnet. Das bedeutet, Sie bezahlen nur den tatsächlichen Verbrauch und behalten jederzeit die volle Kostenkontrolle.
Wie wird sichergestellt, dass das Verbrauchsmaterial nicht unerwartet ausgeht?
Wir nutzen ein automatisiertes System, das Verbrauchsmaterialien „Just-in-Time“ liefert. Die Nachbestellung erfolgt automatisch, bevor Toner oder Tinte leer sind. Das vermeidet teure Stillstandszeiten und entlastet Ihre IT-Abteilung spürbar, da manuelle Bestellprozesse entfallen.
Wie lange dauert die Implementierung von Managed Print Services?
Die Implementierungsphase umfasst den Aufbau und die Integration der neuen Systeme in Ihre bestehende Infrastruktur sowie die fachgerechte Schulung der Anwender. Je nach Projektgröße und Komplexität kann dieser Prozess von einem einzigen Tag bis zu mehreren Monaten dauern.