Digitale Abbildung von Bauvorhaben und smartes Eingangsrechnungsmanagement
Auf Straßen innovativ Guido M. Hahn GmbH & Co. KG
Xantener Str. 10 90411 Nürnberg
Verkehrstechnik/Verkehrssicherung
Kundeninformationen
Die Auf Straßen innovativ Guido M. Hahn GmbH & Co. KG ist der Experte für die Verkehrssicherung und Verkehrsplanung aus Nürnberg. Das 1985 gegründete Familienunternehmen ist auf die Absperrung und Sicherung von inner- sowie außerörtlichen Baustellen und anderen Gefahrenstellen spezialisiert. In den über 35 Jahren des Bestehens konnte der Betrieb stark wachsen und umfangreiches KnowHow rund um die Verkehrssicherung im Raum Nürnberg und ganz Bayern erlangen. Knapp 60 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unterstützen in den verschiedenen Abteilungen mit ihrem Fachwissen auf dem jeweiligen Einsatzgebiet.
Beschreibung
Der Kunde ist in der Verkehrssicherung und Verkehrsplanung tätig und war auf der Suche nach einem zuverlässigen und regionalen Partner für die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten, um Transparenz zu schaffen und Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Einführung der ELO ECM Suite verbessert die unternehmensweite Zusammenarbeit, bietet orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Informationen und erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
Herausforderung
Die Auf Straßen innovativ Guido M. Hahn GmbH & Co. KG ist in erster Linie für Städte, Kommunen, Landkreise, Geschäftsleute und Bauunternehmen in Nürnberg und in ganz Bayern unterwegs. Die stetig steigende Anzahl an Projekten und Aufträgen im ganzen Bundesland brachte bisher eine massive Flut an Dokumenten der täglichen Arbeit mit sich und Aufgaben wie die Abbildung von Bauprozessen, die Erstellung der Angebots- und Kalkulationsdokumente oder das Rechnungsmanagement gestaltete sich komplex und zeitintensiv. Die Absprache zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wurde immer herausfordernder und Unmengen an Papier wanderten täglich zwischen den verschiedensten Händen hin und her.
Auch die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten sowie die Übermittlung von steuerrelevanten Daten stellten den Kunden bislang vor einige Herausforderungen.
Ablauf & Projektziele
Die Zielsetzung des Projektes war der strukturierte und digitalisierte Prozessablauf – von der einheitlichen Anlage eines neuen Bauvorhabens, über die Dokumentation der verschiedenen Projektschritte, der Freigabe der Projektkalkulationen, bis hin zur Abnahme des Bauvorhabens sowie der dazugehörigen Dokumente durch den Auftraggeber. Eine Anbindung an die vorhandenen Systeme und Tools des Kunden sollte ebenfalls erfolgen.
Lösung & Nutzen
Nach einer umfassenden Prozess-
analyse sowie der Betrachtung der aktuellen Gesamtsituation durch MR Datentechnik entschied sich die Hahn GmbH, das Projekt gemeinsam mit MR Datentechnik durchzuführen. Die im Workshop definierten und optimierten Geschäftsprozesse wurden im Anschluss innerhalb der ELO ECM Suite umgesetzt. So werden nun alle Dokumente zu Bauvorhaben automatisch abgelegt und dem jeweiligen Bauvorhaben zugeordnet. Neben der Anlage des Bauvorhabens werden ebenfalls Angebots- und Kalkulationsdokumente mit der ELO ECM Suite gesteuert, freigegeben und genehmigt. Alle wichtigen und relevanten Belege sind dem Bauvorhaben zugeordnet und schnell wiederauffindbar, was die Reaktionszeit bei Rückfragen erheblich verbessert.
Des Weiteren wird der Eingangsrechnungsprozess in der ELO ECM Suite abgebildet und manuelle Arbeitsschritte dadurch digitalisiert.
Nach Beendigung des mehrstufigen Freigabeprozesses werden die Belege an die eingesetzte
DATEV-Software übergeben, sodass der Steuerberater direkt auf alle Daten zugreifen und diese weiterverarbeiten kann.
Der Kunde profitiert zukünftig von strukturierten Prozessen und der digitalen Verfügbarkeit von sämtlichen Dokumenten. Dadurch können die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowohl vor Ort als auch im HomeOffice effizient und deutlich zeitsparender arbeiten.
Ihr Ansprechpartner
Christian Ort
T +49 911 52147-732
Hersteller
Anforderungen
- Eingangsrechnungsmanagement
- Anbindungen an Drittsysteme
- Belegerfassung/ Extraktion
- Archivierung/ Storage
- Workflow
ELO MODULE & SCHNITTSTELLEN
- ELO Business Solution Invoice
- ELO ECM Suite
- ELO Workflow
- ELO OCR
- ELO iSearch
- UDS for ELO
- ELOxc
„Wir waren auf der Suche nach einem DMS, welches sich in unseren vorhandenen Systemen einfügt und unsere Betriebsabläufe berücksichtigt. Durch intensive Konzeption mit MR wurde das Projekt Stück für Stück umgesetzt und wird in Zukunft weiter verbessert. “
Michael Hahn & Dominik Härtlein
Gesellschafter & Projektbetreuung
Mehr Referenzen
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